友情提醒：由于因公临时出国（境）团组办理手续严谨复杂，水利部国科司（以下简称国科司）明文要求至少提前2个月报送每一个团组出访的具体申报材料（越来越多使领馆要求事先预约、采集指纹；属地化办理签证的国家也越来越多、国科司委托江苏省外办办理，所以不可忽视各办理节点所需时间）。

一、年度计划申报

注意：非计划内团组原则上不予办理。如有计划内团组可以调剂，则需事先函报国科司；批复同意后，方可报送出国任务申报材料。

  因公临时出国（境）团组实行计划审批管理（包括限量管理类、不计批次类、赴港澳特区类、赴台湾地区类）；科研管理类团组报国科司备案；企业海外工程项目类团组不再报部审批或备案，由企业根据自身业务发展实际进行编制，并报其主管或归口单位备案。具体申报要求按照每年国科司有关文件精神以及院相关外事管理办法（MIS里可查询）。应根据实际工作需要，科学制定年度计划，一旦国科司批复要尽量保证执行！

  年度因公临时出国（境）团组计划申报时间一般为上年度8月前后，水利部批复时间一般为本年度第一季度。

  我院获批的团组计划将转发至各部门（所、中心）办公室。各团组原则上按照批复时间执行出访任务，如若不能按期执行的，将被优先用于计划外团组进行调剂，以确保我院整体计划的完成率。

二、联系对口单位 ， 准备邀请信及相关材料 

  按照获批团组计划，尽快与对口单位联系，初步确定具体出访日期，并请对方出具邀请信。邀请信的基本要求为：

  1.使用对方单位公函纸书就；如需访问同一国家/地区的多家单位，可由主邀请单位在信函内提及负责安排其他单位的访问事项；

  2.说明访问时间段、天数（建议勿提及具体日期，以防时间变更）；

  3.附有详细日程（可使用Day 1/Day 2/……代替具体日期）；

  4.信中列明受邀人员信息（包括姓名、出生日期、出生地、性别、单位、职务等信息）；

  5.由对方单位负责人签署，注意尽量遵守身份对等原则； 

  6.扫描件及纸质原件（扫描件用于办理相关手续，原件用于申请签证及前往出访国家入境时备查）。

如参加国际会议，请在提交论文前进行论文保密审查（联系科研处）；邀请信内需说明将受邀作学术报告或海报展示，或者提供邮件等其它证明材料。

三、办理院内申请审批手续 

  获得对方邀请信后，在院MIS内办理院内申请审批手续。入口为：业务系统——综合办公——公文管理——因公出国申请——启动因公临时出国申请。按照流程设置，请将相关文件上传、进行申报。

  如参加双跨团组，除了常规材料外，还需提供组团单位上级主管部门出具的征求意见函、出国（境）任务通知书、出国（境）任务批件原件，由院外事科一并提交国科司审核。

注意：（1）尽可能详尽地写明出访任务、填写行程确认单（可参照MIS“通知公告”栏有关团组的公示材料）；（2）办理人主动跟踪流程、及时与外事科联系，公示后即可办理下一步骤。

四、办理团组任务申报材料

  院内因公出国（境）申请审批流程公示期间，请准备报国科司公函的所有附件并提交给外事科。

  1.水利部出国（境）申报表及名单（一式两份，正反面打印）；

  2.邀请函中英文（各一份，单面打印）；

  3.水利部因公出国（境）在外行程确认单（团长、团员各一式两份，正反打印并分别签字）；

  4.经费审核情况及承诺书（一式两份打印，凭相关领导签字后的流程表单至财务处盖章）；

  5.中介机构营业执照复印件（如使用中介机构）；

  6.行前教育备案表（一式两份打印，团长在接受外事科行前教育时签字）；

  7.保密及使用中介情况承诺书（打印一份、团长签名）。

五、办理因公证照

注意：如团组成员均已持有有效因公证照（距离计划出访结束时间半年以上），可略过此步骤。 

  国科司批复后，团组方可办理因公证照（外事科接到批复通知后，会立即将批件号转发团组流程申请人）。团组成员需提供以下材料：

  1.拍摄因公护照专用数码照片（可去院附近的刘宁工作室），打印确认回执并签名（该步骤可前  往专用照相点或自助办理，请参阅“国际旅行证件数字相片检测处理平台”网站http://www .mrtdephoto.com/，确认回执是办理因公护照的必要条件， 检测处理后的照片可根据需要自行选择是否需要冲洗）；

  2.填写因公护照申请卡（请前往http://zwgk.mwr.gov.cn/jsp/yishenqing/appladd/member.jsp在线填写并打印签名，无需粘贴照片及身份证复印件）；

  3.携带以上材料、户口本（原件）、身份证（原件）前往水利部国际经济技术合作交流中心国际交流处（以下简称“交流处”，地址：北京市海淀区玉渊潭南路1号水科院大厦A座6层6012室，联系人：王工，电话：010-63202047，楼层有门禁，需事先电话联系），采集指纹并提交相关材料。

步骤五-1与3可以提前准备（出差北京时，可顺道采集相关信息）。2015年以后已采集过指纹、户口、身份证信息的人员无需再次采集，可跳过步骤五-3。办理因公护照的时间一般为3个工作日。

  港澳通行证及签注在团组提交照片后，由交流处至国家港澳办公室办理；赴台证需团组至交流处取回批件后，自行在各自户口所在地办理。

六、办理签证、预订机票酒店、购买保险

  外事科收到交流处发送的新护照号码后，即通知团组流程申请人按照各国签证要求（详见http://intce.mwr.cn/foreign/cgzn/qzbl/），准备相关材料。如前往须属地化办理签证的国家，国科司会委托江苏省外办办理，团组需尽快派人赴交流处领取护照、出国任务批件、政审批件等材料，同时按照上海领事馆签证要求（详见http://www.visajs.com/014/mapmoreinfo.html）准备相关材料，一并由外事科提交给江苏省外办统一办理签证手续。前往免签证国家（可在交流处网站查询）的团组，可略过此步骤，直接至步骤七。

  预订机票时，请注意此时只能先预订位置（可免费取消或更改）并索取座位预订单，请勿支付费用（专业术语为“出票”，以 防不能及时获得签证），待确认获得签证后方可出票。

  预订酒店时，请索取酒店预订单，部分国家签证申请需要提供该订单。

注意：预订机票以及住宿费用标准需符合国家规定，请参阅《关于印发〈南京水利科学研究院因公临时出国经费管理实施细则〉的通知》（南科财〔2016〕107号）与《水利部财务司转发财政部 外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》（财务预〔2017〕156号）。

  购买保险时，请注意不同国家对保险种类的不同要求。所有签证材料可交外事科审核后，再提交至交流处（不接受快件寄送）。

  需要面签或采集指纹的，请根据网站要求先行留好大概时间，所有团组人员必须一起进行；如有变化需及时说明，并请交流处或江苏省外办重新预约。

七、接受行前教育、领取证照

  签证（注）签出后，交流处将通知外事科，并告知签证费用；委托江苏省外办送签的，可自行在省外办网站查询签出与否，凭借交费证明领取护照签证。

  团组所有成员需携带行前教育备案表、团长机票及保险复印件各一式两份，前往外事科（综合楼420室）接受行前教育。在京办理签证的团组方可派人持一份加盖院办章的上述材料及现金（缴纳签证费）前往交流处领取护照、出国（境）任务批件原件、签证费发票等。

  前往免签证国家的团组，需另行领取出国（境）证明（出境时需持原件）。

注意：领到相关材料后，请仔细核对证件有无错漏，自行复印证件信息页、签证/签注页等信息，出国（境）任务批件原件交外事科存档。

八、 出国（境）执行公务

  如若不能按照申报的时间出访，须在原定出发日期前一周向外事科提出书面申请（团长签字、所在部门负责人签字），以便函报国科司。

  团组在外期间实行团长负责制，必须严格按照报批的行程和任务执行，不得绕道或进行其他与任务无关的活动。另外需要注意：

  1. 随身携带并妥善保管护照；

  2.请勿随身携带大量财物，特别是现金；

  3.遵守当地法律及习俗；

  4.注意防范当地意外风险（如天气、疫情等）；

  5.携带并分开存放证件、签证、签注等复印件，以防原件遗失；

  6.携带并分开存放2张证件照片备用；

  7.若丢失证件，请按顺序第一时间联系外事科、当地警方、我国驻当地使（领）馆。

九、上交证照 

  出国（境）团组须在出访任务完成、返回国内后7个工作日内自行将因公证照交至交流处。

注意：上交证件之前请自行复印或扫描证照信息页、签证/签注页、出入境信息页等，并妥善保管，以备报销、下次签证时提供及日后查询。

十、提交出访报告

  出国（境）执行公务完毕后，请在抵达国内20个自然日内向外事科提交以下材料（报告格式及空表均可从MIS-院办-外事工作栏目下载）。否则，财资处不予报销相关出国费用。

  1.出访报告；

  2.水利部因公出国（境）团组情况报告表；

  3.因公临时出国（境）团组实际执行情况公示表；

  4.科研团组成效评估表。

其他注意事项：

1.国科司如有新要求，请及时关注各部门（所、中心）群发相关通知；

2.院相关外事管理办法如有更新，请及时关注MIS院发文件。 

外 事 科 联 系 方 式 ：

1.孙    凤/8112/fsun@nhri.cn

2.陈    蓉/8811/rchen@nhri.cn

3.汤刘山/8116/lstang@nhri.cn

4.办公地点：综合楼420室